Con l’espressione whistleblower si fa riferimento al dipendente che rileva una possibile frode, un pericolo o un altro rischio che possa danneggiare colleghi, azionisti, fornitori, soci, il pubblico o la stessa reputazione dell’ente e la segnala agli organi legittimati a intervenire.

La ratio della previsione normativa sta nella consapevolezza che spesso, indipendentemente dalla gravita? o meno del fenomeno riscontrato, i dipendenti per paura di ritorsioni o di discriminazioni non denunciano le irregolarita?.

1. DESTINATARI

Destinatari della procedura sono:

  • i vertici aziendali e i componenti degli organi sociali
  • i dipendenti
  • i partner, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, piu? in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con la società.

2. SCOPO DELLA PROCEDURA

Scopo della procedura e? quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare la segnalazione, come ad esempio i dubbi sulla procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

A tale fine la procedura ha l’obiettivo di fornire al whistleblower le indicazioni operative su come effettuare la segnalazione.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Sono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarita?, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico.

La segnalazione puo? riguardare azioni od omissioni:

  1. penalmente rilevanti;
  2. poste in essere in violazione dei Codici di comportamento (ad es. Codice etico, modello 231/01) o di altre disposizioni o regolamenti aziendali sanzionabili;
  3. suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o reputazionale della società o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attivita? presso l’azienda.

4. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il whistleblower e? tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

  • Descrizione dei fatti
  • Circostanze di tempo
  • Persone coinvolte
  • Eventuale documentazione allegata

Le segnalazioni potranno essere anonime e verranno prese in considerazione e verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravita? e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

5. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

La segnalazione deve essere effettuata tramite il collegamento ipertestuale “whistleblowing” che si trova nel footer del sito web. Il portale di gestione delle segnalazioni garantisce l’anonimato in caso di richiesta e mette a disposizione una casella temporanea consultabile dal segnalante per seguire l’evoluzione della segnalazione.

6. ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al soggetto preposto (soggetto esterno) che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialita? e riservatezza effettuando ogni attivita? ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. Qualora all’esito della verifica la segnalazione risulti fondata il soggetto preposto (seggetto esterno) in relazione alla natura della violazione, provvedera?:

  1. a segnalare all’ODV ed al CDA la necessità di denuncia all’autorita? giudiziaria competente;
  2. a comunicare l’esito dell’accertamento al Responsabile dell’Area di appartenenza dell’autore della violazione accertata, affinche? provveda all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso se vi sono i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;
  3. a segnalare gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela della società.

Le modalità di svolgimento dei controlli e delle verifiche potrà riguardare anche gli strumenti aziendali (ad esempio, laptop e smartphone, con relativi software e applicativi, quali posta elettronica, sistemi di messaggistica, sistemi di archiviazione/sistemi documentali) dati in dotazione dall’azienda al soggetto segnalato oppure dallo stesso adoperati per svolgere l’attività lavorativa. In particolare, nei casi in cui si debba far fronte a particolari esigenze tecniche o di sicurezza oppure sia necessario effettuare delle specifiche indagini a fronte di segnalazioni o sospetti di attività illecite, la società potrebbe dar luogo ad una forensic investigation avvalendosi di tecnici specializzati i quali potranno effettuare delle analisi sulle informazioni raccolte attraverso gli strumenti aziendali, accedendo alle medesime. Queste indagini saranno realizzate avvalendosi delle best practices in materia di indagini, come a titolo esemplificativo attraverso la tecnica dell’imaging degli strumenti aziendali, tecnica attraverso cui viene effettuata una copia immodificabile delle informazioni conservate sugli strumenti aziendali, e successivamente esaminate tramite l’uso di parole chiave in modo da assicurare il rispetto del principio di minimizzazione e necessità del trattamento. In questi casi i dati registrati saranno utilizzati con riferimento all’esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria (azioni da parte di terzi verso la società o viceversa, o in caso di verifiche relative ad un presunto comportamento illecito), oppure le copie effettuate saranno custodite o consegnate per ottemperare ad una specifica richiesta dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria. I dati verranno conservati fino all’esaurirsi delle finalità di analisi e difensive a seconda delle necessità del caso e nel pieno rispetto delle finalità descritte. In queste ipotesi i soggetti che avranno accesso alle informazioni saranno persone espressamente autorizzate, quali tecnici, periti, avvocati nonché forze dell’ordine o autorità giudiziaria.

7. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Per garantire la gestione e la tracciabilita? delle segnalazioni e delle relative attivita?, l’azienda si affida al fornitore del servizio web che ne garantisce la compliance.

8. TUTELA DEL WHISTLEBLOWER

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilita? a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile2 e delle ipotesi in cui l’anonimato non e? opponibile per legge (ad es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identita? del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto l’identita? del segnalante non puo? essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza e? fonte di responsabilita? disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilita? previste dall’ordinamento.

Per quanto concerne il procedimento disciplinare, l’identita? del segnalante puo? essere rivelata solo nei casi in cui:

  1. vi sia il consenso espresso del segnalante;
  2. la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identita? del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non e? consentita, ne? tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.

9. RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER

Resta valida la responsabilita? penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresi? fonte di responsabilita?, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.